Formation AMELIORE · Stratégie, sourcing & performance

Améliorer la définition et l’expression du besoin en achat public

Passez d’une demande initiale à un besoin précis, fonctionnel et responsable afin de mieux maîtriser les coûts, les risques, la concurrence et la qualité d’exécution du marché.

Acteurs publics
1 jour – 7 heures
Cas pratiques et outils réutilisables

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Objectifs de la formation

Distinguer le besoin, la solution envisagée, les habitudes d’achat et les spécifications techniques.
Organiser le recueil des attentes des utilisateurs, prescripteurs, fonctions expertes et parties prenantes.
Formuler le besoin en fonctions, usages, niveaux de performance, contraintes et résultats attendus.
Questionner les volumes, la durée, les modalités de commande et les coûts sur le cycle de vie.
Intégrer les objectifs économiques, sociaux, environnementaux ainsi que l’efficacité et la sobriété énergétiques lorsque le cadre l’exige.
Formaliser et tracer un besoin suffisamment précis pour préparer la stratégie d’achat et le dossier de consultation.

À qui s’adresse cette formation ?

Public concerné

Acheteurs publics, responsables achats ou marchés, prescripteurs, chefs de projet, responsables techniques, juristes et agents associés à la préparation des consultations.

Prérequis

Connaître les principales étapes d’un marché public. Pour une session intra, il est recommandé d’apporter une fiche de besoin, un cahier des charges ou un projet de consultation pouvant servir de support aux exercices.

Programme détaillé

Séquence 1 — Cadrer le besoin avant la consultation

Cadre de la définition du besoin : précision, anticipation, traçabilité et prise en compte des objectifs de développement durable.
Conséquences d’un besoin insuffisamment défini : surcoûts, avenants, concurrence limitée, offres difficiles à comparer et difficultés d’exécution.
Distinction entre besoin, solution, préférence technique, contrainte réelle et habitude d’achat.
Rôles respectifs du prescripteur, de l’utilisateur, de l’acheteur, du juriste et des fonctions expertes.
Définition du périmètre, des bénéficiaires, des données disponibles et du processus de validation.

Séquence 2 — Analyser les usages et formuler les performances attendues

Analyse de la finalité du besoin et des services réellement attendus par les utilisateurs.
Approche fonctionnelle : fonctions principales, fonctions contraintes et niveaux de performance.
Questionnement des quantités, fréquences, saisonnalités, délais, localisation, durée et qualité de service.
Identification des contraintes techniques, réglementaires, budgétaires, organisationnelles et calendaires.
Qualification des critères de réussite, indicateurs de résultat, conditions de réception et modalités de contrôle.
Atelier de reformulation d’une demande initiale en expression fonctionnelle du besoin.

Séquence 3 — Challenger le besoin au regard de la performance responsable

Prévention du besoin, sobriété, standardisation, mutualisation et optimisation des volumes.
Réemploi, réparation, location, allongement de la durée de vie et solutions alternatives.
Coût global : acquisition, utilisation, maintenance, consommations, risques et fin de vie.
Impacts environnementaux et sociaux, efficacité énergétique, accessibilité et continuité de service.
Première analyse du marché fournisseur : disponibilité des solutions, maturité, capacité de réponse et risques de dépendance.
Arbitrage entre ambition, faisabilité, budget, délais et conditions de concurrence.

Séquence 4 — Traduire et sécuriser le besoin dans le dossier d’achat

Passage du besoin fonctionnel aux spécifications sans surdéterminer inutilement la solution.
Choix des niveaux minimaux, variantes, allotissement, exigences de preuve et marges d’adaptation.
Cohérence entre besoin, stratégie d’achat, sourcing, critères d’attribution, clauses et suivi d’exécution.
Rédaction d’une fiche de besoin synthétique et d’une note de traçabilité des choix.
Relecture croisée avec la grille AMELIORE : précision, proportionnalité, mesurabilité, concurrence et pilotabilité.
Cas final : améliorer une expression de besoin et présenter les arbitrages retenus.

Une pédagogie orientée pratique

Méthodes pédagogiques

Apports méthodologiques courts et exemples issus de situations d’achat public.
Questionnement guidé et analyse fonctionnelle d’un besoin.
Exercices de reformulation et d’arbitrage entre plusieurs solutions.
Cas fil rouge construit à partir d’un marché fictif ou d’un dossier apporté par les participants.

Outils remis

Grille AMELIORE de questionnement du besoin.
Trame d’analyse fonctionnelle et de formulation des performances.
Fiche d’analyse des enjeux et risques responsables.
Grille simplifiée de raisonnement en coût global.
Check-list de validation et de traçabilité du besoin.

Évaluation des acquis

Quiz de positionnement, exercices de distinction entre besoin et solution, production d’une fiche de besoin lors du cas final, puis évaluation des acquis au regard des objectifs pédagogiques.

Votre intervenant

Consultant-formateur AMELIORE

Consultant-formateur intervenant en stratégie d’achat, commande publique, analyse fonctionnelle et performance responsable. L’intervenant est désigné selon le contexte de la session.

Modalités pratiques

FormatPrésentiel ou distanciel. Les ateliers sont adaptés au format retenu et aux documents disponibles.

OrganisationUne journée de sept heures. En intra, les exercices peuvent être construits à partir des besoins et dossiers de consultation de la structure.

Délai d’accèsIntra : sous quinze jours ouvrés après validation du besoin. Inter : inscription jusqu’à sept jours ouvrés avant la session, sous réserve d’ouverture et de places disponibles.

TarifInter : 690 € HT par participant. Intra : à partir de 1 490 € HT par groupe.

Accessibilité

Les personnes en situation de handicap sont invitées à contacter Benjamin Chevalier à b.chevalier@ameliore-conseil.fr afin d’étudier les adaptations utiles.

Programme de formation

Le programme détaillé et les conditions de réalisation sont transmis sur demande après échange sur votre contexte.

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Formations complémentaires

Mettre en œuvre un sourçage public efficace et sécurisé — 1 jour ; Construire des spécifications, critères et clauses responsables robustes — 1 jour.

Pour aller plus loin

La formation peut être complétée par une revue de fiches de besoin, la construction d’une trame interne ou un accompagnement sur des consultations pilotes.

Questions fréquentes

Qui doit participer à la définition du besoin ?

Le besoin se construit avec le prescripteur, les utilisateurs et l’acheteur, en associant selon le sujet les fonctions juridiques, financières, techniques, développement durable, sécurité ou exploitation. L’acheteur organise le questionnement et la traçabilité des arbitrages.

Pourquoi privilégier une expression fonctionnelle du besoin ?

Elle décrit le résultat et les performances attendus sans imposer trop tôt une solution particulière. Elle facilite la concurrence, l’examen d’alternatives et l’innovation, tout en conservant les contraintes réellement nécessaires.

Comment intégrer le développement durable dès le besoin ?

L’analyse porte notamment sur les volumes, les usages, l’énergie, les ressources, la durée de vie, la réparabilité, le coût global, l’accessibilité et les impacts sociaux. Les leviers retenus doivent rester pertinents, proportionnés et traçables.

Peut-on travailler sur nos propres projets de marchés ?

Oui, en intra. Une ou plusieurs fiches de besoin ou projets de cahier des charges peuvent être sélectionnés en amont, sous réserve de disposer de documents exploitables et anonymisables si nécessaire.

Transformons la demande initiale en besoin utile et maîtrisé

Présentez-nous les familles d’achats, les difficultés rencontrées et les projets à préparer afin d’adapter la session à vos pratiques. Échanger avec AMELIORE